Tavalliset kirjoitusvirheet yritysteksteissä

Kun korjaan yritysten tekstejä, samat virheet toistuvat riippumatta toimialasta. Kyse ei ole kielipuheesta, vaan rakenteesta: teksti on rakennettu niin, ettei lukija pääse sisään. Tässä viisi yleisintä virhettä ja mitä niille tehdään.

1. Liian pitkä alku

Yritysteksti alkaa usein neljä virkettä pitkällä johdatolla, jossa kerrotaan toimialan tilasta, maailman muutoksesta ja siitä, miten kaikki on yhä monimutkaisempaa. Lukija ei odota taustatietoa, hän odottaa vastausta.

Ensimmäinen virke pitää sanoa, mistä teksti on. Tämä koskee sekä verkkosivua että sähköpostia: pitkä johdanto ohitetaan, eikä lukija koskaan päädy asian ytimeen.

Korjaus on yksinkertainen: poista alusta kaikki, mikä on yleispuheutta, ja aloita suoraan asiasta.

2. Ydinasia hautautuu

Toinen yleinen virhe on se, että tärkein asia on kolmannessa kappaleessa, tai vielä pahemmin, se puuttuu kokonaan. Esimerkiksi tiedotteessa on 400 sanaa kehustelua ja yksi lause asiasta, jonka lukijan pitää tietää.

Ratkaisu on kääntää tekstin rakenne: ydinasia ensimmäiseksi, taustat toiseksi. Journalisteille opetetaan käänteistä pyramidia, jossa tärkein asia on aina alussa. Sama periaate toimii yritysteksteissä.

3. Abstraktit sanat konkreettisten tilalle

“Joustavat ratkaisut”, “ammattitaitoinen tiimi”, “asiakaslähtöisyys”. Nämä sanat eivät ole vääriä, mutta ne eivät kerro lukijalle mitään, koska jokainen yritys käyttää niitä.

Konkreettisuus ratkaisee. Sen sijaan, että sanotaan “joustavat ratkaisut”, kerrotaan, mitä se tarkoittaa: “Sovitamme toimitusajat ja laskutamme kuukausittain.” Lukija uskoo konkreettista tekstiä, koska sen voi kokea tai tarkistaa.

Erityisen hankalia ovat substantiivilohkot: “resurssien kohdentamisen tehostaminen” on tyly tapa sanoa “se, mihin rahaa käytetään”. Suomen kielessä verbit kantavat tekstiä paremmin kuin substantiivit.

4. Passiivi piilottaa tekijän

“Tilanne selvitettiin”, “ongelmaan puututtiin”, “toimenpiteisiin ryhdytään”. Passiivi peittää tekijän, ja siksi se on epäluotettava. Lukija kysyy: kuka tilanteen selvitti?

Tämä virhe on hankala, koska se on usein tahaton. Viraston kieli on täynnä passiivia, ja se tarttuu tekstiin huomaamatta. Korjaus on vaihtaa jokainen passiivilause aktiiviin ja katsoa, kenestä lauseessa puhutaan.

Sama pätee kolmannen persoonan käyttöön: “yritys uskoo” on etäisempi kuin “me uskomme”. Jos yritys on pieni, sen pitää puhua minä- ja me-muodossa, koska se on rehellisempi ja helpompi lähestyä.

5. Epäjohdonmukainen sävy

Teksti alkaa asiallisena ja loppuu myyntipuheena. Tai blogi on rentoa ja yhtäkkiä sama kirjoittaja käyttää virastonkieltä. Sävyn vaihtelu on usein huomaamatonta, mutta lukija aistii sen, vaikka ei osaisi sanoa, mikä häiritsee.

Sävyn johdonmukaisuus ratkaistaan valitsemalla yksi sävy ja kirjoittamalla sillä jokaisessa kanavassa. Tämä on syy, miksi monet yritykset kirjoittavat tyylioppaan: se ei ole byrokratiaa, vaan tapa varmistaa, että asiakas kuulee saman yrityksen äänen joka paikassa.

Lopuksi

Nämä viisi virhettä eivät ole kielellisiä vaan ajattelullisia. Ne syntyvät, kun kirjoittaja lähtee liikkeelle omasta näkökulmastaan eikä lukijan. Kun kirjoittaa kysyen “mitä lukija haluaa tietää”, useimmat virheet korjautuvat itsestään.